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Le Business Process Outsourcing ou BPO est une méthode de plus en plus utilisée par les entreprises modernes. C’est un processus par lequel une société externalise toute ou partie de ses tâches à un prestataire externe. Il existe déjà des entreprises de produits physiques qui décident de sous-traiter une partie de leurs unités de production. Aujourd’hui, même les services peuvent faire l’objet d’une externalisation. La cause première de la sous-traitance est souvent l’optimisation du budget. Dans cet article, vous aurez toutes les informations nécessaires pour assimiler ce concept.

Comprendre le Business Process Outsourcing (BPO)

Le Business Process Outsourcing est une technique par laquelle une organisation fait appel à d’autres entreprise pour réaliser une partie de son travail. Généralement, les responsables veulent que les tâches déléguées se fassent de manière professionnelle et automatisée.

A l’origine, l’externalisation était déjà adoptée par les entreprises durant l’ère industrielle. Elle leur a permis de délocaliser une partie de leur chaîne de production. Nous pouvons citer comme exemple les grandes enseignes occidentales de vêtements ou d’accessoires de mode. En optant pour l’externalisation, ils peuvent faire confectionner leurs produits en faisant appel à un prestataire.

De nos jours, le BPO ne s’applique plus exclusivement aux entreprises industrielles. Il est de plus en plus adopté par les organisations qui œuvrent dans différents secteurs. On peut citer comme exemple les cabinets comptables, les centres d’appel ou encore la communication digitale. Mais cela ne s’arrête pas là : les organisations non gouvernementales et gouvernementales commencent à adopter le BPO.

Que pouvez-vous externaliser dans votre entreprise ?

Les organisations optent pour le Business Process Outsourcing pour déléguer une partie de leur travail à une entreprise prestataire. Ce-dit travail à l’une des trois catégories suivantes : le “front office”, le “middle office” et le “back office”.

Le front office comprend toutes les tâches qui nécessitent d’entrer en contact direct avec la clientèle. On peut citer le service client ou encore tout ce qui est génération des ventes ou marketing. C’est la partie la plus importante d’une entreprise car elle permet de générer un chiffre d’affaires et de le développer.

Le middle office comprend toutes les opérations financières qui soutiennent le front office. Le rôle de ce département est de suivre et calculer les risques et les profits ainsi que les pertes au niveau de l’entreprise. C’est un clivage de l’organisation qui est responsable du système d’information. Il a comme mission de suivre et quantifier toutes les opérations du front office.

Le back office est la partie d’une organisation qui n’entre quasiment jamais en contact avec le consommateur. Ce terme englobe toutes les fonctions qui, comme le middle office, sert de soutien au front office. Les services inclus dans le back office sont : la comptabilité, la règlementation, l’archivage ou encore la maintenance au système informatique.

Quel que soit votre domaine d’activité, vous pourrez facilement trouver un prestataire généraliste ou spécialisé. Si vous travaillez dans le domaine sportif par exemple, sachez qu’il existe des agences spécialisées comme STAFFES qui peuvent vous accompagner.

Quels sont les types de Business Process Outsourcing ?

Selon votre localisation géographique et celle de votre prestataire, il existe plusieurs types de Business Process Outsourcing. On peut citer 3 grandes catégories : onshore, nearshore et offshore.

Tout d’abord, on parle d’externalisation onshore outsourcing ou externalisation domestique lorsque que l’entreprise employeur et le sous-traitant sont dans un même pays. Ensuite, l’externalisation nearshore désigne une collaboration entre une organisation et un sous-traitant qui sont géographiquement dans deux pays voisins. Enfin, le BPO offshore est un type de collaboration entre une entreprise et un prestataire qui sont dans deux pays complètement différents et éloignés géographiquement.

Pourquoi faire appel à une agence BPO ?

Plusieurs choses peuvent pousser les responsables au niveau d’une entreprise. Si l’on prend l’exemple d’une entreprise qui débute, elle va être amenée à externaliser le front office et le back office. La raison est simple : elle n’a pas forcément le budget nécessaire pour délivrer leurs services avec une main d’œuvre exclusivement locale.

Dans un cas différent, une entreprise déjà établie sur le marché peut également opter pour le BPO. En effet, un sous-traitant peut parfois faire un travail de la même qualité (ou meilleure) à un coût plus bas. Les responsables vont devoir faire un travail pour sélectionner minutieusement le meilleur prestataire.

Selon le type de service que vous voulez externaliser, vous devez tout d’abord vous assurer que le prestataire de votre choix est le meilleur dans son domaine. Cela va alléger la charge de travail de votre équipe en local. En plus, une externalisation réussie va vous permettre de développer plus rapidement et sereinement votre affaire.

Quel est le champ d’application du BPO ?

Avant d’opter pour le Business Process Outsourcing, une entreprise doit passer par une période de réflexion. Les responsables doivent identifier les travaux à externaliser vers un sous-traitant. Le processus et le flux de travail doivent être ajustés car ils sont directement impactés par le BPO.

De plus, avant de commencer à externaliser, vous devez éclaircir les objectifs d’une telle action. On peut citer des exemples comme la maîtrise du budget, l’amélioration de la qualité du travail ou encore les retours plus rapides. Vous pouvez parfaitement utiliser ces critères pour identifier facilement le meilleur sous-traitant. Ces objectifs devraient servir de base pour le contrat de sous-traitance. Cela vous permettra également d’évaluer proprement les performances de votre prestataire ainsi que la réussite effective de l’externalisation.

Les avantages et les inconvénients du Business Process Outsourcing

Malgré le fait que le BPO est de plus en plus prisé par les entreprises, c’est une lame à double tranchant. Il présente des avantages et des inconvénients que vous devez minutieusement étudier avant toute décision d’externalisation.

Les avantages du BPO

Les entreprises décident d’externaliser leurs ressources tout simplement parce qu’elles sont convaincues que cela présente des avantages. Nous allons voir ces bénéfices de plus près :

  • une amélioration des finances : souvent, les entreprises optent pour l’externalisation de leur travail car ils pensent faire des économies sur leur budget de fonctionnement. Cela leur permet également d’augmenter leur profit. Dans d’autres cas, le BPO est utilisé parce que d’autres avantages d’ordre financiers sont identifiés comme un allègement des taxes et impositions.
  • un avantage compétitif : externaliser une partie de sa force de production permet d’une manière générale à une entreprise de se concentrer sur le cœur de son métier. De cette manière, elle va pouvoir affiner encore plus ses offres et se distinguer sur le marché.
  • une disponibilité étendue : les sous-traitants peuvent facilement rendre une entreprise disponible pour plus d’heures supplémentaires sans pour autant investir un gros capital en plus. Si une entreprise veut avoir une disponibilité permanente, certains prestataires peuvent leur fournir des shifts jour et nuit.
  • une meilleure performance : la raison d’être d’une entreprise de BPO est de fournir des services spécifiques. En ce sens, elles sont capables de remplir les missions avec beaucoup plus d’efficacité et de rapidité.
  • la flexibilité : lorsqu’une entreprise décide d’externaliser une partie de son travail, elle doit faire en sorte de s’adapter à la situation. En effet, cela leur permet de mieux réagir aux changements du marché.
  • un accès rapide aux innovations : les entreprises de BPO sont généralement à l’affût des nouvelles tendances dans leur domaine d’activité. Ils seront amenés à investir dans de nouvelles technologies pour pouvoir améliorer leur performance.

Les inconvénients de l’externalisation

Même si opter pour le Business Process Outsourcing présente des avantages non négligeables, il faut savoir qu’il existe également des risques et des inconvénients.
Voici quelques-uns que nous pouvons citer :

  • des problèmes de communication : parfois, il y a une mésentente entre une entreprise et son sous-traitant. En effet, les cultures divergentes peuvent être un obstacle pour l’installation d’une bonne relation d’affaire. Cela empêche souvent une entreprise de bénéficier de tous les avantages d’une externalisation.
  • plus de risques d’arrêt de contrat : les organisations qui font appel au à une entreprise de BPO doivent être prêtes pour faire face aux éventuels problèmes. Ces derniers peuvent en effet mener à un arrêt temporaire ou définitif du contrat de sous-traitance. Cela peut venir d’un problème de finances de l’entreprise employeur mais aussi d’un problème technique du côté du prestataire.
  • Une surdépendance au prestataire externe : Une entreprise qui décide d’externaliser une fonction ou tout un service est lié au partenaire avec qui elle a décidé de travailler. Pour s’assurer que les objectifs sont toujours atteints, elle doit entretenir cette relation. Dans le cas échéant, cela pourrait être difficile de retirer les ressources pour les réintégrer à la structure ou encore d’externaliser vers un autre sous-traitant.
  • des coûts plus hauts et imprévus : les entreprises peuvent sous évaluer le prix qu’elles auront à payer pour le travail qu’il délèguent à une agence de BPO. Cela peut venir de 2 principales raisons : soit elles n’ont pas anticipé le prix total de la prestation soit elles ont sous évaluer le volume de travail.
  • les risques liés à la sécurité : une entreprise doit faire appel à des technologies pour communiquer efficacement avec une agence de Business Process Outsourcing. Cependant, elle doit souvent partager des informations importantes. Si ces dernières tombent entre de mauvaises mains, elles pourront être exploitées à leur insu.

Quels sont les services que vous pouvez externaliser ?

Quel que soit votre domaine d’activité, sachez que vous pourrez toujours faire appel à une agence de Business Process Outsourcing. En effet, comme nous l’avons déjà expliqué plus haut, le BPO ne se limite plus aux entreprises industrielles. Que cela soit du domaine du front office, middle office ou encore back office voici une liste de fonctions que vous pouvez facilement externaliser :

  • le community management : la gestion des réseaux sociaux de votre entreprise.
  • la rédaction optimisée : c’est de la rédaction SEO spécialement conçue pour les sites internet et les blogs. Les articles sont rédigés de manière à attirer un maximum de trafic sur le site et les autres réseaux de l’entreprise.
  • la comptabilité : que cela soit votre propre comptabilité ou celles de vos clients, vous pouvez parfaitement faire appel à une agence de BPO pour remplir vos missions.
  • le sourcing : si vous êtes une agence de placement, vous êtes sûrement à la recherche d’un prestataire qui se chargera de trouver le candidat idéal pour vos offres d’emploi.
  • le back office d’un site marchand : nous parlons ici des travaux comme la mise à jour de fiches produits, la prise et le suivi des commandes des clients ainsi que la relation client.
  • les centres d’appel : pour que votre entreprise soit toujours joignable au téléphone ou par email, sachez qu’il existe des prestataires qui sont spécialisés dans le domaine. Ils peuvent vous fournir un service 24h/24 et 7j/7.
  • la génération de leads : que vous soyez à la recherche de nouveaux prospects pour développer votre entreprise ou pour le compte d’un de vos clients. Une agence d’externalisation pourra prendre en charge la génération de leads grâce à diverses techniques : appel téléphonique, emailing, tunnels de vente…
  • l’e-commerce : plusieurs fonctions peuvent être externalisées comme la gestion de la boutique en ligne, les campagnes payantes comme Google AdWord ou encore Facebook et Instagram Ads.
  • le développement web et mobile : cela concerne tout ce qui est création d’applications mobiles et de sites internet
  • l’infographie : un infographiste ou une boîte d’infographie va pouvoir créer différents formats de visuels et même une charte graphique complète.

Faites appel à Staffes pour l’externalisation de vos process

STAFFES est une entreprise qui exerce dans l’industrie du sport. Grâce à notre expertise, vous pouvez facilement réussir vos campagnes marketing et autres missions. Que vous soyez une entreprise nouvelle ou encore déjà établie sur le marché, sachez qu’avec STAFFES, vous pouvez toujours tendre vers une amélioration de vos performances.

Quel que soit votre objectif principal : le profit, une présence massive sur internet et les réseaux sociaux, la vente de matériels ou encore l’organisation d’évènements, les équipes professionnelles et réactives de STAFFES sont à votre écoute. Vous pouvez nous confier toutes sortes de missions comme :

  • la gestion des finances de votre club, association ou fédération sportive
  • l’organisation de vos évènements sportifs : les colloques ou matches
  • la production et la distribution de vos produits sportifs : chaussures, vêtements, accessoires,…

Avec plus de 10 ans d’expérience dans le domaine du sport business, nous sommes à même de vous conseiller et vous apporter un maximum de valeur ajoutée.


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